¿Qué son los Pagos con Tarjeta HSA/FSA?

Cómo funcionan las tarjetas HSA y FSA

Las HSA y FSA son cuentas con ventajas fiscales en EE. UU. que permiten a los empleados apartar dólares antes de impuestos para gastos médicos. Las HSA se vinculan a planes de salud con franquicia alta, son propiedad del empleado y se acumulan año tras año. Las FSA las patrocina el empleador, suelen ser de tipo «úsalo o piérdelo» dentro del año del plan y no requieren un plan con franquicia alta.

Los dos tipos de cuenta emiten tarjetas de pago (a menudo con marca Visa o Mastercard) que el empleado puede usar en el punto de venta. La tarjeta se ve y funciona como una tarjeta de débito normal, salvo que está restringida a gastos médicos cualificados. Gastar fuera de las categorías elegibles se trata como una distribución no cualificada: tributa y, en las HSA, está sujeta a una penalización del 20% si el titular tiene menos de 65 años.

Qué cuenta como elegible

La elegibilidad la regula la Sección 213(d) del Internal Revenue Code, que define los gastos médicos a efectos fiscales. La lista incluye:

• Visitas al médico, dentista y especialistas
• Costes de hospital y cirugía
• Medicamentos con receta
• Muchos medicamentos sin receta y productos de salud (ampliados por la CARES Act en 2020)
• Cuidado visual, incluidas gafas, lentes de contacto y revisiones
• Tratamientos dentales con la mayoría de las exclusiones cosméticas
• Tratamiento de salud mental
• Equipamiento médico, suministros y dispositivos de diagnóstico
• Determinados artículos de cuidado preventivo

La CARES Act de 2020 amplió la elegibilidad para incluir productos de cuidado menstrual y muchos medicamentos sin receta sin necesidad de prescripción, que antes estaban restringidos.

Merchant Category Codes (MCC)

Las redes de tarjetas identifican a los comercios por Merchant Category Code (MCC). Los administradores de tarjetas HSA y FSA usan los MCC como primer filtro para decidir si una transacción puede aprobarse. Algunos MCC médicos comunes:

• 4119 Servicios de ambulancia
• 5912 Farmacias y droguerías
• 5975 Audífonos
• 5976 Productos ortopédicos
• 8011 Médicos y facultativos (no clasificados en otra parte)
• 8021 Dentistas y ortodoncistas
• 8031 Osteópatas
• 8041 Quiroprácticos
• 8042 Optometristas y oftalmólogos
• 8043 Ópticos, productos ópticos y gafas
• 8049 Podólogos y quiropodistas
• 8050 Centros de enfermería y de cuidados personales
• 8062 Hospitales
• 8071 Laboratorios médicos y dentales

Las tarjetas suelen estar configuradas para permitir transacciones automáticamente en estos MCC. Las transacciones en otros MCC pueden rechazarse o requerir justificación adicional.

El IIAS

Para los comercios que venden una mezcla de artículos elegibles y no elegibles (droguerías, supermercados con farmacia, grandes superficies), el MCC por sí solo no basta. Una droguería puede vender medicamentos con receta (elegible) y chocolatinas (no elegible) en la misma transacción. El IRS no permite que la FSA o HSA pague las chocolatinas.

El Inventory Information Approval System (IIAS) es la solución. Los comercios que venden inventario mixto deben implementar el IIAS en el punto de venta. El sistema identifica cada artículo por SKU, lo coteja contra una lista de elegibilidad que el comercio mantiene en coordinación con SIGIS (Special Interest Group for IIAS Standards) y solo permite que la tarjeta FSA o HSA pague los artículos elegibles de la cesta.

El IRS exige el IIAS a cualquier comercio que venda artículos más allá de las categorías estrictamente médicas y quiera aceptar tarjetas FSA sin justificación manual. Sin IIAS, el administrador de la FSA tiene que justificar cada transacción a posteriori, pidiéndole recibos al titular y rechazando retroactivamente las compras no cualificadas.

Justificación

Incluso con IIAS, los administradores de FSA están obligados a justificar las transacciones para confirmar que fueron por gastos elegibles. La justificación puede provenir de:

• Datos IIAS transmitidos automáticamente con la transacción
• Casado de copagos contra el plan de salud del empleador
• Casado de gastos recurrentes en prescripciones mensuales o proveedores conocidos
• Recibos aportados por el titular cuando ninguna de las anteriores aplica

Si una transacción no puede justificarse, el administrador de la FSA suele bloquear al titular para más usos de la tarjeta hasta que aporte un recibo o devuelva el importe sin justificar.

Diferencias HSA frente a FSA que afectan a los pagos

Las HSA y FSA funcionan de forma similar en el punto de venta, pero tienen diferencias clave:

• Titularidad Las HSA pertenecen al individuo; las FSA, al empleador.
• Acumulación Los fondos HSA se acumulan indefinidamente; los FSA normalmente no (con opciones limitadas de carryover o periodo de gracia).
• Límites de aportación Distintos límites anuales que fija el IRS cada año.
• Rigor de justificación Las FSA exigen justificación estricta bajo las normas del IRS. Las HSA trasladan la carga de la justificación al titular en el momento de declarar, así que las tarjetas HSA funcionan más como tarjetas de débito normales, con controles del lado del comercio más débiles.

La mayoría de las tarjetas HSA/FSA las emiten administradores especializados (HealthEquity, WageWorks, Optum Bank, otros) en lugar de bancos minoristas.

Lo que los comercios necesitan saber

Para aceptar tarjetas HSA y FSA de forma efectiva:

• Confirma que tu MCC está en la lista de elegibles, o que tus productos cualifican para la cobertura del IIAS
• Si vendes inventario mixto, implementa el IIAS a través de tu proveedor de POS y date de alta en SIGIS
• Mantén datos exactos a nivel de artículo para las listas de elegibilidad de SIGIS
• Proporciona recibos en formatos que permitan la justificación por parte del titular
• Forma al personal para gestionar transacciones rechazadas y preguntas de los clientes sobre elegibilidad

Los comercios específicamente sanitarios (consultas médicas, clínicas dentales, ópticas, farmacias) lo tienen, en general, más fácil: su MCC ya los cualifica y la mayoría o la totalidad de su inventario es elegible por defecto.